Wat de archiefwerking van C-TAKT betreft, maken we een onderscheid tussen de zakelijke documenten (overeenkomsten, contracten, e.d.) en artistieke documenten. We zetten een eenvoudige en beheersbare archiefwerking op die gebaseerd is op drie pijlers. Op de eerste plaats gaat het om een bewaring van de administratieve stukken. Ten tweede is er een digitaal archief van C-TAKT artiesten en producties. Dit wordt ontsloten via een website en duurzaam bewaard op diverse servers. Ten derde wordt het promomateriaal bewaard. Naast de verplichte bewaring van de administratieve stukken is de archiefwerking vooral gericht op het illustreren en inspireren van het relatief nieuwe domein van de transdisciplinaire kunsten in Vlaanderen.
Uit deze algemene visie vloeiden een aantal doelen en acties voort. Concreet gaat het om de volgende streefdoelen op korte en lange termijn:
• Actie 1: Het bewaren van de officiële administratieve stukken. Deze actie werd in het verleden ook concreet en correct ingevuld. Administratieve stukken zijn zowel op papier als digitaal bewaard. De stukken werden opgelijst en zijn eenvoudig terug te vinden.
• Actie 2: Kennisopbouw rond transdisciplinaire kunsten in Vlaanderen door het digitaal ontsluiten van de diverse projecten en producties binnen C-TAKT. Deze actie is vooral gericht op de binnen- en buitenlandse sector (artiesten, professionelen, festivals, kunstenhuizen, beleidsmakers). De voorbije jaren werd de C-TAKT website aangevuld met alle projecten en artiesten waarvoor C-TAKT zich engageerde. Dat leidt nu al tot een indrukwekkende staalkaart van transdisciplinair werk in Vlaanderen. Vanuit het kunstenveld krijgen we signalen dat dit digitaal archief nu al gezien wordt als een referentie binnen het relatief nieuwe domein.
• Actie 3: Een inspiratiebron zijn voor transdisciplinaire kunstenaars in Vlaanderen (en internationaal) door het digitaal ontsluiten van de diverse projecten en producties binnen C-TAKT. De voorbije jaren werden heel wat artiesten artistiek geïnspireerd door de digitale verzameling van transdisciplinair werk op de C-TAKT website. Terwijl in het begin van het C-TAKT project er nog veel discussie was omtrent de definitie en aard van dat nieuwe transdisciplinaire werk, hebben we nu met deze verzameling een concrete basis gelegd voor de toekomst.
• Actie 4: Kennisdeling binnen de eigen organisatie door het bewaren en verspreiden van info rond artistieke projecten en promomateriaal.
De vier acties zijn concreet toegewezen aan verschillende medewerkers binnen de organisatie. De actie rond administratie is toegewezen aan een administratieve medewerker van Dommelhof. De andere drie acties zijn toegewezen aan de productiemedewerker van C-TAKT. De verschillende acties zijn expliciet deel van de functieomschrijving van de betrokken medewerkers.
Het drieledige archief van C-TAKT is helder gestructureerd en volgt ook de algemene archiefwerking zoals die al jaren door Dommelhof wordt toegepast. Concreet betekent dit dat de papieren documenten per jaar, en chronologisch gerangschikt, in archiefdozen worden bewaard. Op elke archiefdoos staat een duidelijk overzicht van de diverse stukken. Deze informatie is voor alle medewerkers toegankelijk. Deze bewaring vindt plaats in archiefkasten op het bureau van de medewerkers. Na afloop van het project verhuizen de dozen naar de archiefkelder van Dommelhof. Daarnaast worden de stukken ook nog bewaard op digitale dragers.
Er wordt vanuit de stichting nauwlettend toegezien op het juiste gebruik van rechten. Voor de C-TAKT werking zijn het auteursrecht en het databankenrecht het meest van toepassing.
Voor de website van C-TAKT stellen we zelf de teksten en beschrijvingen van producties en artiesten samen. De foto’s worden aangeleverd door de verschillende artiesten zelf. Zij behouden zelf ook de rechten.
Het papieren archief bevindt zich in de archiefkelder van Dommelhof. Op deze plek worden al 50 jaar documenten bewaard. De plek heeft zijn deugdelijkheid bewezen, is goed afgeschermd en slechts beperkt toegankelijk voor personeel. Publiek en artiesten hebben geen toegang tot deze ruimte.
De plek is veilig op het vlak van brand, waterschade of vocht, diefstal, ongedierte, licht- en temperatuurschommelingen. De digitale documenten worden op diverse plaatsen bewaard: op persoonlijke schijven van medewerkers, op netwerkschijven van de organisatie, op netwerkschijven van de sitebeheerder.
De content omvat tekst (waarvan de rechten zich bij C-TAKT bevinden) en fotomateriaal dat dient als illustratie.